Để chuyển đổi hóa đơn điện tử, các kế toán và doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều cách thức khác nhau. Tuy nhiên, cách chuyển đổi đơn giản, thuận tiện và nhiều doanh nghiệp ưa dùng nhất chính là chuyển đổi hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Chẳng hạn như với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của nhà cung cấp ThaisonSoft thì có thể tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
Trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice mà doanh nghiệp đang sử dụng, bạn có thể tiến hành tìm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi rồi tải về máy tính.
Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ cho phép người dùng tải hóa đơn ở 2 định dạng là: File PDF hoặc file XML.
Trường hợp là bên mua thì bạn sẽ không cần tìm cách đăng nhập vào hệ thống phần mềm để lấy hóa đơn điện tử mà bạn sẽ nhận hóa đơn từ bên bán để tiến hành chuyển đổi theo các bước hướng dẫn bên dưới.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Chuẩn mực kiểm toán.
Theo quy định pháp luật thì các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 02 file ở định dạng PDF và XML. Trong đó:
- File XML được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
- File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.
Với quy định trên thì file XML chính là bản định dạng quan trọng thể hiện đầy đủ về hóa đơn điện tử, tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, trong lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cần hết sức cẩn trọng, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.
>> Tham khảo: Hồ sơ khai thuế.
Bước 2: In file hóa đơn điện tử ra bản giấy
Sau khi đã tải hóa đơn điện tử về máy, bạn nên kiểm tra lại thông tin trên file hóa đơn đã tải để đảm bảo tính chính xác.
Tiếp đó, nếu là file PDF, bạn sẽ nhấn lệnh in để in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy. Trường hợp file hóa đơn tải về ở định dạng XML, bạn sẽ phải cần tới trang web hỗ trợ kiểm tra hóa đơn http://hddt.einvoice.vn/ để có thể mở file và tiến hành in hóa đơn chuyển đổi file XML.
Thực tế, các doanh nghiệp càng ưu tiên lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp thì việc lập, xuất hóa đơn điện tử đều sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
Hiện nay, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ trong nội dung của Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Chi tiết như sau:
- Các bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ loại hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông, vận chuyển. Tuy nhiên, việc này chỉ được thực hiện duy nhất 01.
- Đối với các mục đích chuyển đổi hóa đơn nhằm phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán thì các bên bán và mua được phép tự chuyển đổi.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Lưu ý rằng, tất cả các hóa đơn chuyển đổi đều phải đáp ứng tuân thủ theo đúng quy định tại Khoản 2,3,4, Điều 12 của Thông tư số 32 này. Ngoài ra, các hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa cần phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật bên bán và dấu người bán, của pháp luật để đảm bảo tính pháp lý.
Kết luận
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp liên hệ ngay cho chúng tôi trong thời gian sớm nhất!
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/