Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn, kế toán cần thực hiện điều chỉnh theo các quy định hiện hành. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh hóa đơn theo các bước sau:
1. Nội dung quan trọng trên biên bản điều chỉnh hóa đơn
Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
– Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót thì người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ.
– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn với hàng tiêu dùng nội bộ.
– Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: ghi dấu dương đối với điều chỉnh tăng và ghi dấu âm điều chỉnh giảm đúng với thực tế điều chỉnh.
Biên bản sửa đổi hóa đơn (hay còn gọi là biên bản điều chỉnh hóa đơn) là loại biên bản dùng để ghi nhận các sai sót hóa đơn dẫn tới việc phải hủy bỏ hóa đơn. Theo đó, cả hai bên mua và bán đều phải cam kết sẽ không kê khai thuế đối với hóa đơn viết sai phải hủy này.
Tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2013/ TT-BTC, Bộ Tài chính đã yêu cầu rõ đối với các trường hợp phải tiến hành lập biên bản sửa đổi, điều chỉnh hóa đơn.
Cụ thể: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.”
Các hóa đơn dù là loại hóa đơn giấy truyền thống hay hóa đơn điện tử thì khi sửa đổi, điều chỉnh, biên bản sửa đổi hóa đơn cũng phải tuân theo các yêu cầu nội dung nhất định để đảm bảo tính hợp pháp.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy trình điều chỉnh hóa đơn
Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ xử lý theo những cách sau:
2.1. Hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp mã sau đó gửi cho người mua.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu ra trên 20 triệu không chuyển khoản xử lý như thế nào?
2.2. Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn
Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về tên, địa chỉ nhưng không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
2.3. Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về mã số thuế, tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn sai quy cách, chất lượng thì có thể chọn một trong hai cách:
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.4. Người bán kiểm tra hóa đơn sai sót
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Như vậy, điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/