Điều chỉnh hóa đơn điện tử là một trong những cách xử lý khi hóa đơn điện tử xảy ra sai sót nhằm giúp người bán điều chỉnh các thông tin sai sót trên hóa đơn đúng quy định. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng thực hiện điều chỉnh hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử theo các quy định mới nhất.
1. Các trường hợp áp dụng điều chỉnh hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sai sót sẽ được xử lý theo 3 cách: Hủy hóa đơn điện tử, thông báo cho người mua về hóa đơn sai sót và không phải lập lại hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn điện tử, người bán kiểm tra sai sót,… Trong đó, hình thức điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế áp dụng trong trường hợp sau:
Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai sót (mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn sai quy cách, chất lượng) thì người bán lựa chọn một trong hai cách xử lý:
– Lập hóa đơn điều chỉnh:
Nếu người bán và người mua thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
– Lập hóa đơn thay thế
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu ra khi thay đổi tên công ty.
2. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh
Điều chỉnh hóa đơn cũ của Thông tư 51 theo Thông tư 78
Cũng theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, kế toán cần lưu ý từng trường hợp như sau:
Đối với hóa đơn điện tử điều chỉnh:
“Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Đối với hóa đơn điện tử thay thế:
“Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Riêng đối với ngành hàng không:
“Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”
3. Điều chỉnh hóa đơn cũ của Thông tư 51 theo Thông tư 78
Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP có sai sót, doanh nghiệp cần xử lý như sau:
– Công ty và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
– Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
– Lập hóa đơn điện tử mới (có mã của cơ quan thuế) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót
Lưu ý: Trên hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Ký số trên HĐĐT mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập, sau khi hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trả về.
– Công ty gửi hóa đơn cho người mua để làm căn cứ kê khai bổ sung, điều chỉnh thuế GTGT đầu ra, đầu vào theo quy định.
>> Tham khảo: Hướng dẫn giải trình với cơ quan thuế.
Như vậy, điều chỉnh hóa đơn điện tử áp dụng khi hóa đơn đã gửi cho người mua, người mua phát hiện sai sót về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Thủ tục điều chỉnh doanh nghiệp tham khảo các thông tin trên để thực hiện đúng quy định.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/