Doanh nghiệp cần chú ý những điều gì khi sử dụng và lựa chọn chữ ký số? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung từ quanlytailieu.vn, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Cách sử dụng chữ ký số an toàn
Để sử dụng chữ ký điện tử hợp pháp, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện đầy đủ thủ tục đăng ký với cơ quan thuế.
Theo quy định, hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm:
- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh (hoặc bản sao công chứng giấy phép hoạt động).
- Bản sao công chứng Giấy nhận đăng ký thuế của đơn vị kinh doanh.
- Bản sao công chứng chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện pháp lý.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thủ tục hồ sơ đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp gửi sang nhà cung cấp chữ ký số đã được cấp phép bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền.
>> Tham khảo: Cách hủy hóa đơn đã kê khai đúng quy định.
Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:
- Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.
- Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Để cách sử dụng chữ ký số được an toàn thì người dùng cần phải lưu ý, đảm bảo những yêu cầu khi tạo và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định trong Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành.
Cụ thể hơn, nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Như vậy, bài viết trên đây đã giới thiệu đến bạn cách sử dụng chữ ký số làm sao để đảm bảo an toàn hiện nay.
2. Đơn vị cung cấp giải pháp chữ ký số uy tín
Hiện nay, hệ sinh thái các dịch vụ phần mềm và giải pháp công nghệ dành cho doanh nghiệp Việt Nam đang được Thái Sơn dần hoàn thiện.
Hiện Công ty Phát triển Công Nghệ Thái Sơn đang cung cấp những sản phẩm như:
- Phần mềm Hải quan điện tử Ecus.
- Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice
- Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử eBH.
- Dịch vụ chữ ký số ThaiSon-CA.
- Phần mềm kê khai và nộp thuế điện tử Etax.
- Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice.
Hiện nay phần mềm Einvoice và dịch vụ chữ ký số đang được sử dụng rất phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam góp phần nâng cao hiệu suất quản lý doanh nghiệp và tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí cho các khách hàng của mình.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách in giấy nộp tiền thuế hải quan điện tử đơn giản nhất.
Bên cạnh đó, Thái Sơn sở hữu đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Đây là một trong những tiêu chí giúp Thái Sơn trở thành một trong những đơn vị có dịch vụ phần mềm tốt nếu không muốn nói là tốt nhất hiện nay.
Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật. Giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp là một trong những điều kiện bắt buộc mà tổ chức kinh tế cần phải đáp ứng được.
– Về mặt chủ thể: Là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam.
– Về điều kiện tài chính:
+ Ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 05 (năm) tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
+ Nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).
– Điều kiện về nhân sự:
+ Doanh nghiệp phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.
+ Nhân sự quy định tại điểm a khoản này phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.
– Điều kiện về kỹ thuật:
+ Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin của thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thời gian chứng thư số có hiệu lực;
+ Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực và cho phép và hướng dẫn người sử dụng Internet truy nhập trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần;
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn trước ngày nghiệm thu có bị coi là vi phạm không?
+ Đảm bảo tạo cặp khóa chỉ cho phép mỗi cặp khóa được tạo ra ngẫu nhiên và đúng một lần duy nhất; có tính năng đảm bảo khóa bí mật không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng;
+ Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện truy nhập bất hợp pháp trên môi trường mạng;
+ Được thiết kế theo xu hướng giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với môi trường Internet;
– Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao phải đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật của cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua môi trường mạng máy tính thì hệ thống phân phối khóa phải sử dụng các giao thức bảo mật đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền.
+ Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực;
+ Có các phương án kiểm soát sự ra vào trụ sở, quyền truy nhập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra;
+ Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam;
+ Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người;
>> Tham khảo: Quy định xử phạt hành chính khi mất hóa đơn đầu GTGT chưa sử dụng.
+ Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đến cơ quan có thẩm quyền là Bộ Thông tin và Truyền thông. Thời hạn thẩm tra hồ sơ và cấp phép là 50 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Kết luận
Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/