Làm thế nào để doanh nghiệp ngăn chặn tình trạng mất, cháy và hỏng hóa đơn? Giải pháp nào giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán hiệu quả? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
1. Quy định về trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn
Doanh nghiệp có thể bị phạt đối với hành vi khai báo muộn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định chi tiết về hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn:
Phạt cảnh cáo: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
>> Tham khảo: Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi.
Phạt 1-4 triệu đồng: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1 Điều này.
Phạt 4-8 triệu đồng đối với các hành vi:
- Khai báo quá thời hạn 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Không khai báo hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Ngoài ra, ngày 19/10/2020, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt được quy định tại Điều 26 của Nghị định này.
Đối với hành vi mất hóa đơn liên 2 – Liên giao cho khách hàng, các mức phạt có thể bị áp dụng:
Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
Phạt 2-5 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế và có tài liệu, hồ sơ chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Nếu người mua là đối tượng làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) thì cần phải có biên bản của hai bên ghi nhận sự việc.
Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế, có tài liệu, hồ sơ và chứng từ để chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Nếu người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần phải có biên bản của hai bên để ghi nhận lại sự việc.
Phạt 5-10 triệu đồng: đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế, trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, trừ các trường hợp tại Khoản 1, 2, 3 của Điều này.
2. Giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn và hiệu quả
Theo Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua vẫ n cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
- File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi).
File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, để đảm bảo tính hợp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng thì các hóa đơn khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
– Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải có thể truy cập và sử dụng được mỗi khi cần tham chiếu.
– Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép. Đồng thời phải thể hiện chính xác nội dụng hóa đơn điện tử gốc.
– Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo cách thức nhất định, có thể xem được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra.
Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.
Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử dùng đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cục thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.
Thái Sơn có hơn 21 năm trong lĩnh vực phần mềm và đã khá nổi tiếng với những sản phẩm của mình như Ecus, Ebh hay Cloud Office…
Đối với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Thái Sơn đã có bề dày kinh nghiệm hình thành trong nhiều năm khi phục vụ nhiều đối tượng khách hàng trong nước cũng như doanh nghiệp quốc tế đang đầu tư tại Việt Nam (FDI).
>> Tham khảo: Lập và ủy nhiệm biên lai được quy định thế nào theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?
Kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều loại hình doanh nghiệp với nhu cầu đa dạng và công nghệ khác nhau là một sự đảm bảo cho chất lượng triển khai dịch vụ nhanh chóng và ổn định của Công ty Thái Sơn.
Vì vậy, đội ngũ phát triển nội dung của hoadondientu.edu.vn đánh giá đây là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và là lựa chọn hàng đầu hiện nay.
Kết luận
Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/