Bài viết hướng dẫn một số nguyên tắc xuất hóa đơn theo hợp đồng tuân thủ các quy định hiện hành. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Một số khái niệm cơ bản
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình.
Theo quy định của pháp luật, về hình thức, hợp đồng có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hay bằng hành vi cụ thể. Trong một số trường hợp, hợp đồng cần phải được chứng nhận, chứng thực, đăng kí hoặc xin phép. Khi pháp luật có quy định hay khi các bên có thoả thuận về hình thức của hợp đồng thì hợp đồng phải được thể hiện dưới hình thức đó.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.
Để viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết, kế toán có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
- Mục ngày/tháng/năm: Tuân thủ theo đúng thời điểm lập hóa đơn của Bộ Tài Chính.
- Thông tin bên bán: Có sẵn trên hóa đơn.
- Thông tin bên mua: Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các tiêu thức gồm họ tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán (TM – tiền mặt, CK – chuyển khoản, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán).
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Kế toán lưu ý không làm tròn số lẻ trên hóa đơn theo hợp đồng. Người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng quy định thì cần ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và ghi tiếng Việt bằng chữ. Trường hợp thanh toán ngoại tệ thì dựa theo tỷ lệ giao dịch bình quân của thị trường tại thời điểm lập hóa đơn để ghi trên hóa đơn giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
- Chữ ký: Đối với người bán, chữ ký có thể do thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đối với bên mua, tùy theo trường hợp, một số trường hợp được miễn chữ ký người mua.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc xuất hóa đơn theo hợp đồng
Khi viết hóa đơn theo các hợp đồng kinh tế, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc:
- Các trường hợp lập hóa đơn: Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, khuyến mại, cho biếu tặng, trao đổi, bồi thường hiện vật cho người lao động, trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ.
- Nội dung ghi trên hóa đơn theo hợp đồng phải đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
- Viết hóa đơn cần đảm bảo các điều kiện về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, rò rỉ dữ liệu, mất dữ liệu kế toán.
- Trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, dựa theo quy định của từng loại hóa đơn, kế toán cần lập thành nhiều liên khác nhau, các liên phải có sự đồng nhất về số hóa đơn, mỗi liên chỉ được in một lần và từ lần thứ 2 là bản sao.
>> Có thể bạn quan tâm: Hàng biếu tặng không thu tiền có phải xuất hóa đơn không?
3. Thời điểm xuất hóa đơn hợp lệ
Tùy theo lĩnh vực mà việc xác định thời điểm viết hóa đơn theo hợp đồng sẽ được quy định khác nhau:
- Hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng được xác định là thời điểm phát sinh việc chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa của người bán cho người mua bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Hoạt động cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp hợp đồng được xác định là khi hoàn thành nghiệp vụ cung ứng dịch vụ bất kể đã thu tiền hay chưa. Riêng đối với thu tiền dịch vụ hoặc tiền nước khi hoàn thành cung ứng dụng dịch thì thời điểm lập hóa đơn căn cứ theo thời điểm thu tiền.
- Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng bất kể đã thu tiền hay chưa.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/