Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được sử dụng trong lưu thông hàng hóa có gì khác biệt so với hóa đơn giấy truyền thống? Phân biệt hóa đơn chuyển đổi thế nào? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Khái niệm hóa đơn
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Nội dung của hóa đơn gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Đối với doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh do số lượng hóa đơn xuất ra nhiều và liên tục, để thuận lợi trong việc lập hóa đơn thì người nộp thuế được lựa chọn sử dụng máy tính tiền để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn chuyển đổi khác gì hóa đơn giấy?
Dù cùng tồn tại bản giấy nhưng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có rất nhiều điểm khác với hóa đơn giấy, bạn có thể dễ dàng phân biệt dựa vào những yếu tố dưới đây.
Ký hiệu hóa đơn:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có ký hiệu là VC/15E.
- Hóa đơn giấy ký hiệu là VC/15P
Chữ ký trên hóa đơn:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký người mua và đóng dấu người bán. Với một số trường hợp bắt buộc thì hóa đơn này chỉ cần có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi mà thôi.
- Hóa đơn giấy buộc phải có chữ ký tay thông thường của hai bên mua và bán.
>> Tham khảo: Nội dung biên lai điện tử.
Liên hóa đơn:
- Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đều không có khái niệm về kiên.
- Hóa đơn giấy thường phải có 2-3 liên.
Một yếu tố giúp bạn dễ dàng phần biệt nhất giữa hai loại hóa đơn này là hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có thêm dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Căn cứ theo đúng quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nếu dùng với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa thì bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện pháp luật bên bán và dấu của bên mua. Còn lại, nếu chỉ chuyển đổi với mục đích lưu trữ thì không nhất thiết phải có chữ ký của bên bán và dấu của bên mua.
Hóa đơn chuyển đổi là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc, chưa qua chỉnh sửa. Tùy từng mục đích sử dụng mà bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu quy định riêng.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Tại Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:
– Những người bán hàng được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình vận chuyển, lưu thông. Tuy nhiên, với hóa đơn chuyển đổi theo mục đích này thì bên bán chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất. Hóa đơn chuyển đổi này cũng cần phải đáp ứng các quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Ngoài ra, cả người mua và người bán hàng đều được chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Các hóa đơn chuyển đổi với mục đích này cũng cần phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Những hóa đơn chuyển đổi với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng trong quá trình lưu thông đều có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý, các hóa đơn này phải đáp ứng đúng quy định của pháp luật về hóa đơn chuyển đổi.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Cụ thể, các hóa đơn này phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn (tức hóa đơn điện tử gốc, chưa qua chỉnh sửa), có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/